Involverende Planlegging

Når en fase i et byggeprosjekt skal deles ned i enkeltaktiviteter, kan spesielt kompliserte faser med mange aktører og grensesnitt bedre planlegges ved involverende planlegging. I lean tror man på at de som gjør jobben vet best hvordan den bør gjøres, og derfor bør de også involveres i planleggingen av den.

Det finnes spesielt to sterke argumenter for involverende planlegging:

  1. Den samlede kompetansen i gruppen kan finne forbedringsmuligheter og unngå feil som en prosjektplanlegger alene kanskje ikke ville sett
  2. Selv om en planlegger kanskje kunne lagd en like god plan, er eierskapet og lojaliteten til planen langt høyere når aktørene har vært med på å lage den sammen.

Den vanligste metoden for en involverende planleggingsøkt er såkalt «lappeteknikk», hvor hver disiplin får utdelt en farge og henger sine lapper for sine aktiviteter opp på plan. En fase kan ha ulik varighet, en økt kan ha ulik varighet og antall disipliner kan variere, men et typisk eksempel på en involverende planleggingsøkt er at man skal planlegge de innvendige arbeidene i en boligblokk, fasen varer 9 måneder med 20 disipliner og økten varer ca. en halv arbeidsdag.

Et viktig prinsipp i involverende planlegging er «bakoverplanlegging», altså å starte ved slutten og «trekke seg» mot starten. Fremfor å planlegge «først gjør vi A, så gjør vi B, så gjør vi C», tenker man «for å gjøre C, når må vi gjøre B, og for å gjøre B, når må vi gjøre A?». Dette fører lettere til planer som ikke har undervurdert tiden tilgjengelig til en god sluttfase, og genererer også samtalene hvor aktørene har behov for arbeid fra hverandre for å selv muliggjøre sitt eget arbeid.

Involverende planlegging kan brukes i både prosjektering og bygging med noen små tilpasninger. I bygging er planene på veggen ofte lokasjonsbaserte (for eksempel er hver rad en etasje) og man henger opp lapper som viser hele aktivitetens varighet fra start til slutt. I prosjektering er det vanligere at radene er disipliner, prosjekteringtype (møter, tegninger, beslutninger, dokumenter, kontroller etc) og at en lapp henges på ferdigtidspunktet (derfor er det viktig å bryte ned leveransene i 1. utkast, 2. utkast, blokk A, blokk B osv).

Gjennom pandemien har det blitt mer vanlig å finne digitale alternativ, hvor metodikken er tilsvarende den samme, men verktøy som f.eks. Miro og Mural brukes og økten er videomøte.

Dette kan selvsagt gjøres på mange ulike måter, og det anbefales derfor at man har en fasilitator som kjenner metodikken godt, har noen faste prinsipper og som kan lede møtet slik at møtedeltakerne kan fokusere på innholdet i planen.